Cómo «explotar» la información en una oficina de comunicación gubernamental

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En todas las oficinas de comunicación, ya sean pertenecientes a la administración pública o a instituciones privadas, la información corre a raudales. En numerosas ocasiones, a toda esa cantidad de información, no se le es tratada, almacenada ni aprovechada de una manera profesional, lo que puede llegar a representar una disminución en nuestras ventajas competitivas operacionales.

La información es un arma de enorme potencial, por lo que la trillada frase «la información es poder» no debe desestimarse nunca. En el caso de la Comunicación Política, toda buena información debidamente explotada, nos ayudará a generar la capacidad de prevenir escenarios futuros y nuevos planes de acción para sacar a flote a nuestra institución, funcionario público, política o político, por sobre nuestros objetivos comunicativos que se tienen frente a la ciudadanía a la cual se le deben rendición de cuentas, o en su caso, frente al adversario en una campaña electoral.

El equipo de comunicación que ya ha tomado la decisión de trabajar la información cuantitativa y cualitativa que tiene en su poder (además de la que tiene posibilidades de conseguir) para ser utilizada en un beneficio de mayores alcances, deberá tener en consideración algunos puntos que tocaremos a continuación.

Primeramente, el equipo de comunicación deberá realizar una sesión de planeación para elaborar una estrategia general de información. En ese documento se definirán y plasmarán:

  • Cuáles son los objetivos que la oficina de comunicación espera cumplir para lograr un mejor aprovechamiento de su información.
  • Qué necesidades de información se tienen previstas (¿Qué información es la que necesito recaudar o explotar?).
  • Un previo diagnóstico interno para detectar áreas de oportunidad a mejorar que estén vinculadas con el manejo de la información.
  • Definir un proceso, donde se establezca como se obtendrá, almacenará, procesará y explotará toda la información que tenga la oficina de comunicación; en este proceso también se deberán incluir cuáles serán las fuentes de donde se extraerá la información que se necesita.
  • Tener un marco legal debidamente constituido que verifique que toda acción que se ejecute para la estrategia esté bajo las normativas jurídicas legales… seguro que no queremos infringir la ley y cargarnos de un problema jurídico.

La estrategia será la guía de trabajo en la cual se apoyará todo el equipo de comunicación que tenga responsabilidades en esta nueva atribución, por lo que tendrá que ser bastante clara y concisa, que sea un documento que ilumine, no que confunda y complique aún más las múltiples tareas que se deben cumplir en el día a día.

Como dato adicional, para construir el “Proceso de Información” que será el que moldeará los productos de información a explotar, podemos tomar como referencia teórica los «ciclos de Inteligencia» de algunas agencias, como es el caso del CNI (Centro Nacional de Inteligencia) del Ministerio de Defensa del Gobierno de España.

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¿Qué «productos de información» (o de inteligencia) podemos desarrollar?

Si bien es cierto que las necesidades de información dependerán de la naturaleza de cada oficina de comunicación y también de los objetivos que se hayan planteado, hay una gran cantidad de datos rondando por doquier sin ser analizados ni interpretados, que nos servirán de materia prima para crear productos comunicativos, utilizables con la finalidad de mejorar nuestras acciones y prevenir escenarios de riesgo.

– FODA Comunicativos:

Desde el ámbito del ejercicio comunicativo, podremos elaborar informes con las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Por ejemplo, si estamos en una campaña electoral, los FODA sobre los candidatos adversarios nos ayudarán a detectar temas sensibles por donde podemos debilitar su capacidad comunicativa. En el caso de la comunicación institucional, no está demás tener estos informes sobre los medios de comunicación (ya sean digitales o tradicionales) con los que tenemos interacción.

– Directorio de encargados de comunicación:

Desarrollar un directorio con las fichas de contacto de cada uno de los encargados de las oficinas de comunicación con las que tenemos relación, nos será de mucha utilidad cuando se quieran habilitar redes, negociaciones, intercambios de información, entre otras cosas. En tiempos de campaña electoral, este tipo de documento puede agilizar el acercamiento de las oficinas de comunicación de distintos candidatos (sean aliados o no) evitándonos tanta burocracia.

– Monitoreo de medios tradicionales y digitales.

Contar con informes periódicos sobre la presencia de nuestro candidato, funcionario público o institución, nos permitirá evaluar ciertos parámetros de opinión pública e imagen corporativa y conocer cuál es la percepción que se está construyendo alrededor; también nos permitirá identificar qué medios nos dan mayor exposición con notas negativas o positivas.

– Investigaciones sociales o de mercado.

Las investigaciones como los focus group, encuestas, estadísticas oficiales, informes demográficos y muchos otros más, nos proporcionarán un terreno más claro para identificar las necesidades de nuestros públicos o diagnosticar las diferentes percepciones que hay sobre nuestros representados. Este tipo de investigaciones aportan tal grado de información y datos de calidad que contribuirán a otros informes complementarios.

– Mapeo de públicos.

Desarrollar un mapa con todos los públicos con los que interactuamos (otras instituciones o candidatos, medios de comunicación, asociaciones privadas o públicas, medios de comunicación, universidades, etcétera) que nos ayude a revelar el estatus actual de nuestras relaciones y los temas que nos unen o nos diferencian, nos permitirá plantearnos próximas acciones para atacar las áreas de oportunidad o mantener ciertos movimientos que están rindiendo frutos.

– Posturas sobre temas (argumentario político).
Elaborar un manual de preguntas y respuestas sobre nuestros temas de interés, donde contengan nuestras declaraciones con información útil, fresca y comprobable; nos servirá para estar preparados ante cualquier embate o cuestionamiento de algún personaje público, un ciudadano o ciudadana común, e inclusive para con algún representante de algún medio informativo. Prever todo tipo de preguntas nos dejará con altas probabilidades de salir bien parados en cada una de nuestras declaraciones.

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¿Por qué debemos tratar la información con mayor profesionalismo?

Es fundamental que el equipo de comunicación vaya generando una enorme base de datos con todos los productos de información para tenerlos listos para la acción. Cabe resaltar que esta base de datos deberá ser manejada con todos los índices de seguridad, así como darle un tratamiento en función de una normatividad legal.

Es necesario no olvidar que contar con información útil y oportuna, siendo explotada debidamente, nos permitirá conectar nuestro presente en retrospectiva del pasado y progresivamente con múltiples escenarios futuros, aumentando la calidad y las probabilidades de éxito de cada una de las acciones que se lleven a cabo, asegurándonos el cumplimiento de nuestros objetivos.

Los expertos en Comunicación Política debemos asumir de forma más profesional y responsable que la información tiene un gran poder reactivo. Es inexcusable que comencemos a desarrollar más acciones que se centren en la obtención y procesamiento de datos que mejoren nuestra calidad como comunicadores, porque debemos orientar nuestro trabajo hacía un rendimiento de cuentas claro con la ciudadanía, así también como para contribuir con un ejercicio eficiente de la administración pública.

Leonardo Ríos Vázquez

@LeoRios07

México. Especialista en Comunicación Política y  Seguridad. Estratega de contenidos y analista de información para proyectos públicos y privados.

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